Заказы отправляются собственным транспортом или транспортными компаниями. Способ перевозки определяется составом оборудования, маршрутом и условиями договора. До отгрузки согласовываются место передачи, стоимость, сроки и необходимые дополнительные услуги.
Способы доставки
Доступны доставка по адресу учреждения, отправка до пункта выдачи или грузового терминала, а также самовывоз со склада по предварительному согласованию.
Для компактных заказов рассматриваются курьерская доставка и пункты выдачи СДЭК. Крупные, тяжёлые и многоместные отправления перевозятся через подходящие грузовые подразделения транспортных компаний, включая «Деловые Линии» и ПЭК. Конкретный перевозчик и возможность выдачи в выбранном подразделении подтверждаются с учётом веса, габаритов и характера груза.
Комплектация и передача перевозчику
Перед отправкой сверяются состав заказа, комплектность и количество грузовых мест. После комплектации заказчику направляются перечень оборудования и итоговая сумма по согласованным условиям поставки.
В отправлении указываются данные отправителя и получателя, адрес или подразделение выдачи, число мест и параметры груза. Передача транспортной компании оформляется её перевозочным документом. После приёма груза заказчику сообщается номер накладной или отправления для отслеживания.
Упаковка и сохранность
Упаковка подбирается по характеристикам оборудования и требованиям к перевозке. Приборы и электроника фиксируются внутри тары с использованием защитных материалов; для мебели предусматривается защита поверхностей, кромок и выступающих элементов.
Хрупкие изделия требуют дополнительной амортизации. В зависимости от груза применяются жёсткий короб, обрешётка или паллетирование. Вид дополнительной упаковки, её стоимость и страхование включаются в согласование поставки. Объявленная стоимость, страховое покрытие и порядок оформления определяются до передачи перевозчику.
Сроки и стоимость перевозки
Срок комплектации и время в пути учитываются отдельно. Продолжительность перевозки зависит от маршрута, выбранной службы, графика отправлений и дополнительных операций на терминалах. Дата прибытия на терминал и дата передачи груза учреждению могут различаться.
Расчёт выполняется по маршруту, количеству мест, весу и объёму груза с упаковкой. Адресная доставка, разгрузка, занос, подъём на этаж, специальная техника и хранение учитываются отдельно, если такие услуги предусмотрены заказом. Результаты онлайн-калькуляторов перевозчиков являются предварительными; итоговые условия фиксируются при оформлении поставки.
Накладные и сопроводительные документы
- Документы поставщика: УПД либо иной согласованный комплект первичных документов, подтверждающих состав и передачу оборудования.
- Документы перевозчика: накладная, экспедиторская расписка или другой документ, предусмотренный выбранной схемой перевозки. Он содержит сведения об отправлении и используется при его выдаче и отслеживании.
- Документы на оборудование: паспорта, инструкции, гарантийные документы и сведения о соответствии — применительно к поставляемым изделиям.
Для бюджетных учреждений состав документов и порядок их передачи согласовываются с требованиями конкретной закупки и договора. Формат обмена, включая ЭДО, определяется с учётом применимых требований. Документы на перевозку и документы по самой поставке оформляют разные операции.
Выдача, приёмка и дополнительные услуги
Получение на организацию осуществляется уполномоченным представителем с документами, предусмотренными правилами перевозчика. Бесплатный период хранения, последующие тарифы и возможность переадресации зависят от конкретной службы и отправления.
При передаче фиксируются количество грузовых мест и состояние упаковки. Видимые повреждения и расхождения отражаются в документах приёмки или акте перевозчика; материалы по таким случаям используются при рассмотрении обращения. Проверка комплектности и оборудования проводится в порядке и сроки, установленные договором. Разгрузка, занос и монтаж относятся к отдельным работам, если они прямо включены в условия поставки.